Cos’è un Software Call Center? Una guida iniziale

Un software call center è lo strumento che permette a un team di vendita o prenotazione di gestire chiamate, clienti e risultati da un'unica piattaforma. In questa guida spieghiamo come funziona, quali tipologie esistono e come scegliere quello giusto per la tua azienda.

Quattro dialer integrati, un solo sistema
Dall’outbound alle prenotazioni - tutto in uno

Come funziona un software call center?

Un software call center gestisce automaticamente le chiamate con i clienti, eliminando la composizione manuale dei numeri e il tempo perso tra una telefonata e l'altra. L'operatore accede al sistema, avvia la sessione e il software chiama automaticamente il prossimo contatto disponibile.

Il manager, dall'altro lato, monitora in tempo reale le statistiche di ogni agente - chiamate effettuate, vendite concluse, tempo medio di conversazione - senza dover interrompere nessuno.

Quattro operatori di un call center seduti intorno a un tavolo, con i loro auricolari in testa e il software per il call center aperto sullo schermo dei loro computer. Si vedono solo le loro spalle mentre parlano in una riunione virtuale.

Le itpologie di dialer: qual'è quella giusta per te?

Scopri il dialer predittivo di CallMaker

Click to Dial (Preview Dialer)

Il preview dialer mostra la scheda cliente all'operatore prima di avviare la chiamata. L'operatore clicca per chiamare quando è pronto. È la soluzione ideale per vendite B2B complesse, consulenza finanziaria e presa appuntamenti, dove la preparazione prima della telefonata è fondamentale.

Auto Dialer (Dialer Progressivo)

L'auto dialer chiama automaticamente il numero successivo non appena termina la chiamata precedente — senza che l'operatore debba fare nulla. Elimina i tempi morti e mantiene il ritmo alto. Adatto sia al B2C che al B2B con liste di buona qualità.

Power Dialer

Il power dialer chiama automaticamente per 20-25 secondi e connette l'operatore solo quando il cliente risponde. Rispetto all'auto dialer, il power dialer è più aggressivo nel ritmo e riduce ulteriormente i tempi di attesa tra le chiamate.

Dialer Predittivo (Predictive Dialer)

Il dialer predittivo è la forma più avanzata di tecnologia dialer. Il sistema chiama più numeri contemporaneamente, collega l'operatore solo quando una persona reale risponde ed elimina automaticamente le segreterie telefoniche fino al 95% dei casi.

Miglioramento continuo

I nostri sviluppatori aggiornano e perfezionano CallMaker ogni giorno — più veloce, più intelligente, con statistiche sempre più dettagliate e registrazioni sempre più precise. Più manager possono ascoltare le chiamate in simultanea, mentre il sistema ottimizza in tempo reale il numero di chiamate per ogni operatore. Abbiamo anche lanciato il modulo stipendi integrato, il monitoraggio widescreen con schermo condiviso, e la Coppa CallMaker — perché lavorare bene dovrebbe anche essere divertente.

L'algoritmo del dialer predittivo impara nel tempo: analizza le probabilità di risposta per ogni contatto, l'orario migliore per chiamare e il numero ottimale di linee da usare in ogni momento della giornata. Il risultato è che gli operatori parlano quasi continuamente — senza attese, senza segreterie, senza tempo sprecato.

Con il Callmaker, l’assistenza tecnica rimane sempre inclusa nelle nostre offerte, e ti daremo consigli durante il percorso lavorativo per cercare sempre di ottimizzare la vostra soluzione. Non solo potete cambiare tipologia di dialer da un periodo a un altro, ma potete anche avere varie impostazioni di dialer attive per progetti e campagne diversi.

Software Call Center per Telemarketing e Vendite B2C

Per le organizzazioni con alta intensità di contatti — telemarketing, raccolta fondi, vendita di abbonamenti, energie, assicurazioni — il software call center deve essere veloce, stabile e capace di gestire liste di grandi dimensioni.

Le funzioni essenziali per il telemarketing sono:

Dialer predittivo con gestione automatica delle segreterie
Statistiche in tempo reale per agenti e manager
Registrazione audio delle chiamate
Esportazione e importazione liste Excel
Monitoraggio live degli operatori
La possibilità di automatizzare le operazioni all’interno del gestionale grazie al nostro Autopilota
La possibilità di integrare e automatizzare le operazioni tra il gestionale ed altri sistema, come ad esempio moduli su Facebook, software di spedizioni e consegne, software di magazzini, programmi di contabilità, e documentazioni su Google sheets, mail e persino programmi personalizzati che avete già in aziend

Software Call Center per Prenotazioni e B2B

Chi gestisce appuntamenti, consulenti finanziari o vendite B2B ha esigenze diverse. Le liste sono più piccole, la qualità del contatto è più importante della quantità e la preparazione prima della chiamata è fondamentale.

In questi casi il preview dialer è spesso la scelta migliore, abbinato a:

Calendario integrato con conferme SMS e email
Scheda cliente completa con storico chiamate
Integrazione con Google Calendar e Microsoft
Firma digitale via SMS

Scopri i prodotti

: Immagine delle cuffie utilizzate per le chiamate in un centro di chiamata o in un'azienda che utilizza software per telemarketing

Come scegliere il software sall center giusto

Prima di scegliere un software call center, chiediti:

Quanti operatori ha il mio team?
Faccio più B2B o B2C?
Ho bisogno di prenotare appuntamenti o solo di vendere?
Quanto sono grandi le mie liste di contatti?
Ho bisogno di registrare le chiamate?

Per team da 2 a 5 operatori, un click dialer o auto dialer è spesso sufficiente. Per team da 5 operatori in su con liste grandi, il dialer predittivo garantisce il massimo rendimento orario.

Come aprire un call center: consigli pratici

Aprire un call center richiede tre elementi fondamentali: un cliente (o più clienti) che commissionino le campagne, un team di operatori e un software call center affidabile.

Alcuni consigli pratici:

Calcola tre scenari economici: il migliore, il più probabile e il peggiore
Assicurati di avere in forma scritta il numero e il tipo di liste che ti vengono fornite
Crea un ambiente di lavoro positivo — la retention degli operatori è la sfida più grande
Scegli un software senza vincoli contrattuali, così puoi scalare liberamente

Domande frequenti sul software call center

Un dialer predittivo è un CRM, ovvero un gestionale, completo a qualsiasi attività che si svolge per il raggiungimento massimale di potenziali clienti. Il dialer predittivo riesce, grazie a più logaritmi simultanei, a sapere a chi deve chiamare, quando, e a quante persone deve chiamare per garantire che ci sia sempre un cliente rispondente non appena si liberi un vostro operatore telefonico.

L’auto dialer non fa uso dei logaritmi, pur facendo le chiamate in automatico. L’auto dialer si presta a chi lavora con contatti già contattati in contesti piuttosto aziendali che rivolti a consumatori. Viene spesso usato nell’ambito B2B nel quale la preparazione prima di ogni chiamata è essenziale per creare opportunità.

Per ragioni statistiche consigliamo di lavorare almeno in cinque persone contemporaneamente per usufruire al massimo della potenza del dialer predittivo. Se siete un gruppo più piccolo di così, conviene usare il preview dialer che fa uso della stessa intelligenza ma che chiama solo a un cliente alla volta, e così non rischiate chiamate mute.

Il Callmaker funziona da qualsiasi computer in tutto il mondo (tranne per i paesi che divietano internet o servizi voip) dove c’è una linea internet stabile.

Il software per i call center Callmaker viene solitamente pagato mensilmente, ma offriamo anche sconti importanti per chi preferisce pagare annualmente. Il Callmaker è uno strumento che si adatta all’utente, e anche il prezzo si adatta dipendentemente da quante funzioni che servono. Al di là delle funzioni di base, di chiamare, registrare, tenere traccia di clienti in un CRM, e di produrre statistiche sul lavoro svolto, offriamo a preventivo separato anche integrazioni tramite API, Zapier o Make, integrazioni con Google Calendar e Google Maps, con Microsoft. Inoltre vi sono numerosi modi di fare programmazioni all’interno del Callmaker con il nostro Autopilota. I prezzi possono anche variare dipendentemente dal numero di licenze che acquisite. Ti invitiamo a contattare un nostro rappresentante tramite il nostro modulo, spiegando i tuoi fabbisogni, e saremo lieti di contattarti con un preventivo personale.